Transformação Digital: Não Se Deixe Ficar Para Trás!

Transformação Digital: Não Se Deixe Ficar Para Trás!

O que é a transformação digital e como a pode aplicar na sua empresa

A transformação digital é um tema da moda em Portugal. Não só por causa da Web Summit, e todas as ações que se lhe seguiram, mas também por todas as ações que têm sido realizadas, pelo governo e outras entidades, com o objetivo de alterar o paradigma empresarial português relativamente a esta temática.

Mas, afinal, o que é a transformação digital e como a posso aplicar na minha empresa?

Para compreendermos o impacto do tema na realidade empresarial, façamos uma reflexão aos finais do século XIX, quando Thomas Edisson inventou um aparelho que prometia revolucionar a forma como se consumia energia nas unidades fabris da época.

Por volta de 1880, toda a indústria estava assente no consumo de energia a partir do vapor. Thomas Edisson inventou o gerador elétrico e, embora saibamos hoje o impacto que teve na transformação da indústria mundial, a sua adoção por parte dos empresários da época foi relutante.

A real razão para esta resistência não estava relacionada com fatores estruturais, como sejam as fábricas estarem desenhadas para tirar partido das fontes de energia tradicionais, mas sim na forma, radicalmente diferente, como os empresários tinham de pensar. Os reais benefícios desta inovação vieram quando o trabalho foireorganizado em torno da nova tecnologia.

Este novo paradigma trouxe também desafios ao nível dos recursos humanos. Passou a ser necessário recrutar técnicos especializados para lidar com estas “novas tecnologias”.

Transformação digital

Quando pensamos no potencial da transformação digital, nos dias de hoje, os desafios são semelhantes mas o potencial é imensamente superior. A tecnologia desenvolve-se de forma exponencial. Nunca, como hoje, foram gerados tantos dados com potencial para gerar valor para os negócios e sociedade, se os soubermos ler, analisar e produzir outputs relevantes.
Temos hoje, à nossa disposição, uma panóplia de tecnologias que nos permitem melhorar os nossos processos, gerando valor não só para a nossa organização como para todos os nossos stakeholders.

Abraçar este tema requer compreender tanto a tecnologia existente como os recursos necessários para que seja possível aplicá-la. À semelhança do que aconteceu no início do século XX, com a adoção da eletricidade, são necessárias novas práticas de gestão, processos renovados e, principalmente, novas formas de pensar!

A tecnologia coloca ao nosso dispor uma capacidade sem limites de geração de valor. Seja através da desmaterialização de documentos em toda (ou parte) da cadeia de valor, seja através da recolha, análise e produção de insights acerca dos nossos dados (que nunca foram gerados em tanta quantidade e sendo, muitos deles, dados não estruturados 1 ).

Ao longo dos próximos meses iremos falar um pouco sobre formas de implementar a transformação digital nos negócios e hoje focar-nos-emos na digitalização de documentos.

 

 

Documentos eletrónicos

Um documento eletrónico é um documento que contém informação e em que a sua leitura, interpretação, e processamento têm de ser feitos através de um computador (ou outro equipamento eletrónico). Estes documentos podem estar guardados em discos rígidos (HDD, SSD) ou óticos (CDs, DVDs), e podem conter informação textual, gráfica, folhas de cálculo, etc. Podemos ainda considerar que a sua transmissão poderá ser realizada a partir de e-mails, utilizando aplicação de Eletronic Data Interchange (EDI), etc.

Praticamente todos os documentos que existem no dia-a-dia de uma empresa podem ser desmaterializados. Encomendas, guias ou faturas de compra, ordens de produção, documentos de transporte (basta, hoje, a senha da Autoridade Tributária), guias de picking, encomendas, guias e faturas de venda, resumos de faturas, recibos de vencimentos, etc.

As vantagens da desmaterialização de documentos são inúmeras e com um grande valor acrescentado para o negócio. Considere, por exemplo, que tem disponível um Portal online em que todos os seus stakeholders acedem para consultar ou retirar documentos que emitiu. Considere, agora, que tem implementado comunicações eletrónicas com os seus principais Clientes e Fornecedores. Recebe instantaneamente, no seu sistema, as encomendas que os seus Clientes lhe fazem e, depois de aprovadas as compras pelo seu departamento de compras, é enviado um documento eletrónico (EDI) para que seja integrado no sistema do seu Fornecedor. Recebe uma fatura eletrónica e, quando vende, emite a sua ao seu Cliente. Como é uma pessoa preocupada com a comunicação com o seu Cliente, ainda envia um e-mail automaticamente a partir do seu sistema para a pessoa responsável, no seu Cliente.

1 Dados que requerem interpretação para que possam ser analisados (imagem, por exemplo).

As vantagens da desmaterialização de documentos no dia-a-dia dos negócios são reais e são mais fáceis do que podem parecer.

Deixamos abaixo algumas delas:

 

 

  1. Reduza o tempo despendido no tratamento da informação

Diminua o número de e-mails que troca bem como o tempo que passa à procura da informação de que necessita.

 

 

2. Aumente a segurança e o controlo dos documentos/informação

Cumpra o protocolo de qualidade, impedindo a manipulação da informação assim como a possibilidade de perda de informação com a troca de e-mails

e de documentos que depois têm de ser impressos e ficam em cima da secretária. Consiga controlar toda a informação que é gerada e trocada com os seus stakeholders.

 

 

3. Aumente a fiabilidade da informação

Garanta que a informação que recebe (ou envia) está de acordo com o que necessita, evitando contactos desnecessários para recolher informação adicional.

 

 

4. Diminua o tempo gasto na gestão da informação e dos custos de arquivo

Dando o exemplo mais paradigmático desta questão, segundo o Código do IVA, as empresas têm de guardar os documentos de venda durante um período de 10 anos. Em muitas empresas isto significa pastas e pastas guardadas em arquivos sem fim. Com a utilização da faturação eletrónica esses documentos ficam guardados em formato digital, poupando tempo e dinheiro.

 

 

5. Aumente o valor retirado dos dados

Tendo a informação digitalizada passa a ser possível analisar os dados e trabalhá-los no sentido de melhorar a capacidade de decisão da organização. Os dados produzidos pelas organizações são fundamentais para tomar melhores decisões de gestão. Devemos aproveitá-los ao máximo!

By |2018-11-03T19:37:47+00:00July 23rd, 2018|Sem categoria|0 Comments

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