A DPD Portugal escolheu a flowinn para a implementação do seu processo de certificação e faturação eletrónica.

Quem é o Cliente?

A DPD Portugal é uma empresa multinacional do Grupo Francês DPDgroup, especialista em entregas expresso com mais de 1200 colaboradores em Portugal e 650 lojas na rede de proximidade Pickup. Ao todo no Grupo, são 75.000 colaboradores, que entregam mais de 5,2 milhões de encomendas diariamente em 230 países no mundo inteiro.

Quais eram os seus objetivos?

  • reforçar a inovação e liderança tecnológica;
  • implementar um processo transparente e automático de certificação de faturas e faturação eletrónica (compliant com todas as exigências da Autoridade Tributária);
  • facultar aos Clientes a informação detalhada que lhes permite validar com eficiência os serviços prestados pelo seu Fornecedor.

Qual foi a solução implementada?

Para dar resposta aos objetivos mencionados foram adotadas as Soluções Innergy Business Software (ERP) e eDocuments (Plataforma de faturação eletrónica), implementadas num processo único, integrado e completamente transparente para o utilizador.

O processo de faturação é iniciado com a identificação dos serviços efetuados pela DPD durante um período de faturação (habitualmente 15 dias) detalhado por cada entrega efetuada – guia de entrega, constituindo um documento, que tem a informação base para a emissão de faturas. A DPD processa cerca de 10.000 faturas mensais.

Este documento é integrado no ERP Innergy Business Software, que faz o processo de certificação das faturas e envia automaticamente para a plataforma de faturação eletrónica eDocuments.

No eDocuments são disponibilizados aos Clientes da DPD o documento de fatura (pdf) e um documento excel com o detalhe de cada entrega efetuada durante o período de faturação, permitindo a confirmação efetiva de todos os dados.

A DPD efetua também, mensalmente, o processo de auto-faturação aos seus Fornecedores da rede de proximidade Pickup, disponibilizando na plataforma eDocuments as sus auto-faturas. Neste processo de auto-faturação é emitido pelo ERP Innergy Business Software, o SAFT mensal e enviado automaticamente por email para cada Fornecedor.

Plataforma eDocuments

O eDocuments é uma plataforma web que permite a comunicação de qualquer tipo de documento entre entidades – Faturação eletrónica e EDI.

Entre várias características que distinguem o eDocuments, as mais relevantes são:

  • possibilidade de download em vários formatos;
  • fácil gestão dos documentos;
  • registo online de que os seus Clientes já têm conhecimento das suas faturas (e quando visualizaram e/ou fizeram o download do documento);
  • consulta das várias fases de integração, com visualização de eventuais erros no processo de envio (falta de email, email errado, etc);
  • possibilidade de o utilizador, após tratar o erro no processo, reenviar a fatura;
  • segurança e restrições de acesso à aplicação para os processos de faturação eletrónica;
  • possibilidade de cada utilizador, consoante o acesso de que disponha na aplicação, visualizar todas as faturas de todas as entidades com quem se relaciona na plataforma eDocuments.

Funcionalidades

Na área inicial da aplicação eDocuments é apresentado um Dashboard que contém informação relativa aos documentos enviados pela empresa (entidade emissora), e/ou informação relativa aos documentos recebidos (entidade recetora).

No ecrã é apresentada informação relativa a:

  • número de entidades a que o utilizador está associado;
  • número total de documentos por tipo de documento;
  • o total em valor por tipo de documento;
  • detalhe dos últimos 10 documentos enviados e/ou recebidos.

No caso dos utilizadores que estão associados a mais do que uma entidade, é possível consultar a informação de todas as entidades em conjunto ou de uma em específico.

No menu “Documentos” são afixados todos os documentos enviados/recebidos para as entidades às quais o utilizador está associado, sendo a sua ordenação por ordem decrescente de data de criação.

Na visualização de um documento é apresentada uma pré-visualização do mesmo, assim como o respetivo estado de integração. O estado dos documentos também é expresso pela cor assinalada junto de cada documento.

É possível executar o download dos ficheiros associados a cada documento individualmente e exportar uma lista de documentos para um ficheiro XLS e CSV.

A criação de entidades recetoras é automática, assim como a respetiva definição de comunicação (parametrizada por “default“), no momento do envio do 1º documento dessa entidade recetora para o eDocuments.

Os utilizadores associados à entidade podem:

  • entrar na aplicação;
  • ver documentos;
  • fazer download dos documentos.

Os utilizadores associados à entidade e associados como “gestor” podem:

  • entrar na aplicação;
  • ver documentos;
  • fazer download dos documentos;
  • editar a entidade;
  • associar novos utilizadores;
  • assinalar utilizadores associados como gestores;
  • retirar a associação de um utilizador.

 

Quais foram os resultados?

A implementação da solução permitiu à DPD otimizar o seu negócio nas seguintes vertentes essenciais:

  • cumprimentos das regras legais;
  • digitalização e automatização de processos administrativos anteriores;
  • garantia de arquivo digital e de eficiência na disponibilização da documentação aos seus Clientes e Fornecedores (auto-faturas) numa plataforma online, reduzindo o trabalho administrativo na solicitação de (re)envio de documentos às diferentes entidades.

Tudo isto, através  de um sistema rápido, fiável e fácil de utilizar.

A DPD faz agora a certificação da faturação aos seus Clientes diretos e auto-faturação da rede Pickup, num processo que disponibiliza online no portal eDocuments os documentos de faturação eletrónica, garantindo o cumprimento legal e autenticidade do conteúdo das mesmas.

Desta forma, elevou o nível de serviço aos seus Fornecedores da rede de proximidade Pickup, através de um processo digital e automático desde a emissão de auto-fatura até ao envio por email do seu SAFT mensal a ser entregue à Autoridade Tributária. Com  o acesso online ao Portal eDocuments é possível consultar a todo o momento as faturas que foram produzidas em seu nome pela DPD.

Com o objetivo de alcançar a excelência na relação com os seus Clientes, este novo processo permitiu também, disponibilizar em conjunto com a faturação, todo o detalhe da movimentação de entregas efetuadas pela DPD Portugal em cada período de faturação, numa plataforma tecnologicamente avançada.

Este novo serviço conferiu transparência ao processo de faturação elevando o nível do relacionamento comercial com os seus Clientes, permitindo relações de longa duração.

Sendo a DPD uma empresa com um grande número de Clientes e com um serviço diário, a implementação destes processos completamente digitais e automatizados permitiu uma grande redução de custos administrativos e aumento de eficiência.