O processamento de documentos em massa requer esforço computacional que deve ser bem gerido e mantido sob forma de permitir uma entrega da capacidade de processamento bem distribuída entre todos os fluxos que dela precisam.

A estrutura base da aplicação eDocuments pressupõe isto mesmo: o processamento de cada passo de cada documento é executado de forma individual. Esta premissa permite distribuir equilibradamente as necessidades de ação necessárias para cada documento nas distintas fases do seu processamento, tornando o processo linear e controlável em cada uma das ações.

Noções base

Cada entidade existente na plataforma pode comunicar com qualquer outra entidade existente na mesma. A ligação entre duas entidades denomina-se “Definição de Comunicação”. A uma definição de comunicação existe associado um workflow, conjunto de passos individuais que compõe o processo completo que um documento associado à definição de comunicação percorre.

Na definição do workflow é associada uma ação a cada passo: a execução desse passo baseia-se no processamento executado até então e é responsável por entregar o documento processado para os subsequentes passos. O processo é dado como completo no final do processamento.

Maleabilidade de processo

A existência de um documento na plataforma eDocuments pressupõe a existência de uma porta de entrada. Dada a exigência do mercado atual, é possível integrar documentos através de API’s REST, disponibilização de ficheiros XML ou outras formas de integração de metadados que espoletem o processo completo para um determinado workflow.

Dependendo da necessidade específica de uma determinada comunicação, o processo poderá levar ao consumo de uma API específica, à obtenção de um determinado documento adicional, à assinatura do ficheiro base ou à comunicação por email ao cliente final. Todas estas ações de comunicação estão disponíveis para utilização, pela ordem que for necessária, e com um controlo individual da mesma em cada execução.

Ação automática vs Manual

A constante volatilidade dos processos leva a que, a partir de um certo momento, as ações necessárias a um determinado processo ou a forma de execução das mesmas possam ser alteradas.

É possível determinar que uma determinada ação é executada de forma imediata à anterior ou que a mesma deve obrigar à intervenção de um utilizador, sob forma de aprovação ou decisão. Isto pressupõe que o processo ficará pendente de ação humana e será espoletado deliberadamente.