Uma das maiores transformações digitais nas organizações é o envio de documentos em formato eletrónico, de forma desmaterializada. No entanto, um aspecto que algumas entidades ainda desconhecem é que os documentos enviados neste formato só têm validade fiscal enquanto comprovativo de transação, a partir da assinatura digital da empresa no documento.
A assinatura digital pode e deve ser integrada nos sistemas de gestão, para certificar faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, seja em formato PDF ou XML, e enviar automaticamente por e-mail os ficheiros validados para os Clientes.
Segundo o Decreto-Lei nº 28/2019 de 15 de fevereiro no artigo 12º, a assinatura digital qualificada permite assegurar a autenticidade da assinatura e que esta identifica de forma inequívoca a empresa responsável pela emissão do documento. No entanto, segundo o Despacho nº 260/2021-XXII diz que as faturas em PDF continuam a ser consideradas faturas eletrónicas, até 31 de dezembro de 2021.
O portal eDocuments da flowinn está preparado para responder em conformidade.
A confirmação da aceitação fica inscrita no registo do documento, com a informação do utilizador e do momento da aceitação.
Para todos os efeitos, a visualização só é permitida após aceitação nos documentos do tipo de crédito, nas faturas fica o registo de quando foi visualizado.
No caso das Notas de Crédito ao descarregar o documento aparece um pop up de aceitação do documento , aprovado pela AT.
Assim, mais uma vez, garantimos aos nossos Clientes que cumprem todos os requisitos impostos por lei.
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