A primeira e principal fonte de financiamento de uma empresa é o valor resultante da sua atividade económica, ou seja, do valor que tem a receber dos seus Clientes. O atraso, ou não pagamento de uma fatura, gera uma necessidade de fundo de maneio que pode originar o recurso a outros mecanismos financeiros de apoio à gestão de tesouraria.

Assim, é de vital importância que as empresas façam uma boa gestão das suas contas correntes, comunicando com os seus Clientes e procurando minimizar a incerteza relativa ao recebimento ou não dos valores em aberto.

Lembre-se: quando um Cliente não paga uma fatura, inicia-se um ciclo em que todos perdem!

A cobrança é um processo e não um ato isolado.

A cobrança deve ser muito mais do que uma chamada telefónica ou um email a solicitar o pagamento ou data prevista para a sua execução. A cobrança deve ser um processo, que se inicia uma ou duas semanas antes da data de vencimento do documento que originou a dívida (dependendo do prazo de vencimento). A data de vencimento de um documento é a data limite para receber o valor do bem ou serviço prestado, e não deve ser encarada como a data em que é legítimo iniciar o processo de cobrança. Quando assim é, significa que está a “correr atrás do prejuízo”.

Esta abordagem permite-lhe confirmar que o seu Cliente dispõe de todos os elementos necessários para realizar o pagamento, permitindo resolver qualquer divergência que leve ao atraso nos pagamentos de forma atempada.

Qual o objetivo da cobrança preventiva?

O objetivo da cobrança preventiva não deve ser o pagamento antecipado da dívida. Se isso acontecer, excelente! Mas o objetivo da cobrança preventiva deve ser o de obter um compromisso por parte do Cliente de que o valor será pago na data de vencimento do mesmo (ou outra data, desde que acordado entre as partes). Esta confirmação permite ter uma maior certeza sobre o seu fluxo de caixa e, assim, acautelar ruturas na tesouraria.

Podemos afirmar que as vantagens de um processo de cobrança preventiva são, principalmente, as seguintes:

Diminuição da incerteza quanto ao fluxo de caixa;
Gestão do risco de incumprimento;
Resolução rápida e antecipada de problemas relacionados com o documento de faturação (dados incorretos, desconhecimento da existência do documento, etc);
Melhoria da imagem da empresa junto dos seus parceiros comerciais;
Redução de cobranças difíceis e dívidas incobráveis;
Redução de custas extraordinárias relacionadas com os processos de cobrança (taxas judiciais, custas administrativas, custas jurídicas, etc).

Como devo iniciar este processo?

Defina a periodicidade em que o processo de cobrança se irá realizar (entre uma a três vezes por semana);
Tenha uma lista dos clientes e respetivos documentos que vencem num prazo de 3 a 5 dias (este período é o recomendado. Deve definir qual o número de dias para o prazo de vencimento do documento que quer considerar na sua abordagem);
Retire da lista os Clientes cujo histórico de pagamentos é imaculado (pode fazer sentido considerar um período para esta ação, considerando por exemplo os últimos dois anos);
Avalie se já existe alguma informação que possa motivar o não pagamento do documento:
– Se possuir uma ferramenta do tipo Faturação Eletrónica (como, por exemplo, o eDocuments da Flowinn);
– Analise se o seu Cliente tomou conhecimento do documento de faturação (consulte no Portal online, por exemplo, se foi efetuado o download do documento);
– Existe alguma reclamação em aberto relativo à qualidade do fornecimento do bem ou serviço prestado?
O facto de conhecer esta informação de forma atempada, permite que a abordagem seja positiva, de ajuda na resolução dessas questões, e não tanto de cobrança propriamente dita.
Contacte o Cliente através do canal que melhor se adequa. Deve ter em linha de conta a forma como o Cliente habitualmente melhor reage:
– E-mail;
– Contacto telefónico;
– SMS;
– WhatsApp.